Управление проектом – это управление энергией и культурой команды
«Если желаете построить корабль,
то не созывайте барабанным боем
людей собирать древесину,
не распределяйте между ними работу и не отдавайте приказы.
Вместо всего этого научите их тосковать по бескрайнему морскому простору».
Антуан де Сент-Экзюпери
PMBOK — это фреймворк, который объединяет и классифицирует управленческие процессы: инициирование, планирование, реализацию, контроль и завершение. Задача такого свода правил — стандартизировать деятельность организации. Первое руководство к своду знаний по управлению проектами появилось в 1996 году. Долгое время это было управление процессами, сегодня даже PMBOK переходит к управлению принципами. Появились понятия «команда», «ценность», «лидерство», «управление изменениями», «следование неопределенности».
Мир меняется слишком быстро, чтобы позволить себе жесткое планирование, чтение сводов правил, составление регламентов и длинных инструкций. Гораздо важнее чувствовать тренды и понимать направление. Уметь быстро поворачивать руль туда, куда дует ветер, чтобы на всех парусах ворваться в будущее.
И тот факт, что даже PMBOK становится гибким, конкурирует с Agile-фреймворками, смотрит на ценности и принципы, а не в процессы, говорит о том, что и нам пора отказываться от «тяжелых» вещей в управлении.
Работать с энергией людей, помогать им понять, зачем они делают, то, что делают. Каков образ будущего, которое мы здесь вместе строим? Вместо того, чтобы делать по инструкции и писать отчеты согласно показателям, которые были актуальны вчера.
Какие инструменты сценарного планирования используют смарты:
Формулируем для проекта «устойчивые цели»
Инструменты: Мозговой штурм. Установочная встреча.
В меняющемся мире сформулировать одну цель недостаточно. Многие отсмартованные цели рушатся под напором внешних форс-мажоров. Именно поэтому, помимо прямых целей проекта, которые выражены в количественных и качественных показателях, мы договариваемся, например, о том, а чему мы хотим в ходе этого проекта научиться? Так мы присваиваем опыт проекта даже в случае, когда результат достигнут не на 100%.
Создаем образ результата вместе с командой.
Инструменты: Установочная встреча. Визуализация результатов.
Каждый проект начинается со встречи команды. Цель встречи – создать совместный образ результата проекта, объединить энергию каждого участника проекта вокруг общего видения, прояснить друг для друга роли в проекте, а также договориться о первых правилах взаимодействия.
Это помогает команде проекта двигаться в одном направлении, несмотря на меняющиеся внешние и внутренние условия.
Договариваемся с заказчиком о правилах работы
Инструменты: Политики, Коллегиальный обзор, Операционные встречи.
Еще до начала реализации команда проекта договаривается об основных правилах, например: как часто и по какой повестки будут проводиться проектные встречи; каковы правила эскалаций; какие каналы используем для взаимодействия и каковы правила общения в этих каналах. В дальнейшем на основе обратной связи от участников эти правила корректируются и уточняются.
Прозрачный бюджет
Инструменты: Цифровой бюджет, Ретроспектива проекта
Данный инструмент помогает команде искать наиболее оптимальные способы реализации проекта, работать над эффективностью расходов. Так рождаются новые идеи автоматизации, оптимизации процессов, а иногда и новые фичи и продукты. Суть в том, что бюджет проекта доступен всем исполнителям и учитывает все расходы проекта, включая косвенные. Является объектом анализа и регулярного обсуждения командой. В публичных проектах (например, конференции) бюджет открывается всем.
Цифровые следы ошибок и побед
Инструмент: Результаты всех действий в цифровой среде.
Все цифровые следы проектов (протоколы встреч, объем потраченного времени на разные этапы и операции проекта, сбои и т.д.), а также результаты их ретроспективы становятся достоянием всей компании. Это помогает другим проектным командам планировать свою работу с учетом полученного опыта.